Verhoog je professionaliteit en klantimago met een telefooncentrale

Je wilt er als onderneming altijd voor zorgen dat je je klanten professioneel te woord kan staan. Een slecht onthaal kan een afknapper zijn voor je klantimago en dat wil je natuurlijk verhinderen! Gelukkig kan je dit eenvoudig voorkomen door een telefooncentrale te gebruiken.

Hoe kan je het telefonische onthaal verbeteren met behulp van een telefooncentrale?

Kiezen voor een telefoniesysteem biedt heel wat pluspunten voor je onderneming. Of je nu voor een klassieke telefooncentrale of voor cloudtelefonie kiest, beide systemen dragen bij tot een efficiënter klantenonthaal. We sommen hieronder op met welke functionaliteiten jij je klantimago aan de telefoon kan verhogen.

Geef je klanten een telefonische welkomstboodschap

Als klant word je graag op een professionele en verwarmende manier ontvangen. Dat is bij een telefonische oproep niet anders. Spreek een welkomstboodschap in zodat je klanten zich meteen thuis voelen. Op deze manier weten ze ook dat ze bellen naar de juiste onderneming.

Zorg dat je klanten onmiddellijk bij de juiste dienst terechtkomen

Niets zo vervelend dan eindeloos doorverbonden te worden en telkens je verhaal opnieuw te moeten doen. Met behulp van je klassieke telefooncentrale of cloudtelefonie kan je ervoor kiezen om één of meerdere keuzemenu’s in te stellen zodat je contactpersoon meteen op de juiste plaats terechtkomt. Je hebt vast al wel eens dergelijke keuzemenu’s gehoord met boodschappen als ‘voor Nederlands, druk 1’, of ‘voor vragen over facturatie, toets 3’.

Deze boodschappen kan je op voorhand al inspreken en kunnen vervolgens in de juiste volgorde geprogrammeerd worden zodat je klanten zelf kunnen selecteren waarover de vraag gaat en bij welke dienst ze terecht gaan komen.

Voorzie een boodschap buiten de kantooruren, tijdens pauzemomenten of verlof

Tijdens de kantooruren kan je de welkomstboodschap en de keuzemenu’s laten afspelen. Uiteraard wil je dat je klanten buiten de kantooruren ook professioneel ontvangen worden. Om die reden kan je ervoor kiezen om aparte boodschappen in te spreken voor tijdens de sluitingsuren, pauze of verlof.

Laat een wachtmuziekje afspelen tijdens het wachten

Moet je klant even wachten omdat de lijn bij de desbetreffende afdeling bezet is? Dan kan je ervoor opteren om je telefooncentrale te voorzien van wachtmuziek. Voor de klant is het aangenamer om een muziekje te horen dan helemaal niets te horen. Zo weet de klant ook dat zijn oproep nog hangende is. Hoort een klant niets, dan kan het lijken alsof de lijn verbroken is.

Mogelijkheid om de klant in wacht te zetten

Moet je even iets uitzoeken of navragen, dan heeft een telefooncentrale de handige mogelijkheid om die persoon even in wacht te zetten. De klant krijgt een wachtmuziekje te horen terwijl de medewerker even wat extra tijd krijgt om iets op te zoeken of na te vragen.

Doorschakelingen mogelijk naar collega’s, zowel op kantoor als thuis

Moet je toch doorschakelen naar een collega, dan kan dit eenvoudig met de doorschakeltoets. Je hebt de mogelijkheid om telefoonnummers meteen te koppelen aan functietoetsen. Dit houdt in dat je op de naam van de collega drukt en dat de lijn onmiddellijk doorverbonden wordt. Uiteraard kan je ook manueel het nummer intoetsen en doorverbinden met je collega. Werkt je collega dus thuis of op kantoor? Doorschakelen wordt met behulp van je telefonie-oplossing een fluitje van een cent.

Bel steeds uit met het hoofdnummer van je onderneming

Werk je op een andere locatie dan vanop kantoor? Je hebt dankzij je klassieke telefooncentrale of cloudtelefonie de mogelijkheid om ‘uit te bellen’ met het hoofdnummer van je onderneming. De klant ziet dus het telefoonnummer van de zaak en niet je persoonlijk telefoonnummer. Zo is er slechts één telefoonnummer dat de klant moet onthouden.