Is jouw bezoekersregistratie conform de GDPR-regelgeving?

Op 25 mei 2018 is de General Data Protection Regulation (GDPR) in voege getreden, ook wel gekend als Algemene Verordening Gegevensprotectie (AVG) in het Nederlands. Deze regelgeving zorgt voor een betere bescherming van de persoonlijke gegevens van de Europese burger. Maar wist je dat de bezoekersregistratie in jouw onderneming ook onder deze regelgeving valt? In dit artikel gaan we in op de regels die je zeker moet naleven om conform de GDPR te werken.

Waar moet je zeker rekening mee houden bij bezoekersregistratie?

• Toestemming van de bezoekers

Vooraleer je aan bezoekersregistratie wil doen, vraag je steeds de toestemming aan de bezoeker om zijn of haar gegevens te mogen registreren. Dit kan gaan over bijvoorbeeld volgende gegevens:

• naam
• voornaam
• e-mailadres
• handtekening
• nummerplaat
• …

Houd ook steeds in het achterhoofd dat je enkel noodzakelijke gegevens vraagt. Bezoekers willen niet graag al hun informatie doorgeven. Vraag dus enkel om de gegevens die je écht nodig hebt.

• Waarvoor worden de gegevens gebruikt?

Als je aan bezoekersregistratie doet, dien je je bezoeker steeds te informeren over wat je exact met deze gegevens gaat doen en gedurende welke periode deze gegevens bewaard worden. Geef ook duidelijk aan dat je ze niet aan derden doorgeeft maar ze alleen voor intern gebruik nodig hebt. Bovendien zijn er ook diverse redenen waarom je gegevens mag gebruiken:

– een contract (bv. een huurovereenkomst of arbeidscontract)

– een wettelijke verplichting (zoals loonadministratie)

– het maatschappelijk belang (veiligheid en de wet)

– omwille van een vitaal belang  (zoals bij medische of verzekeringsgegevens)

– vanwege een gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld als deel van een vennootschap)

• Gegevens moeten beschermd worden

De persoonsgegevens moeten steeds veilig opgeslagen worden en mogen enkel toegankelijk zijn voor bevoegden. Bovendien moeten de gegevens beschermd worden tegen verlies. Een goed beveiligde database is dus essentieel.

• Het recht om verwijderd te worden

Vraagt een bezoeker je achteraf om de gegevens te verwijderen uit je bezoekersregistratiesysteem, dan moet je tegemoetkomen aan deze vraag. Het moet voor de bezoeker mogelijk zijn om alle informatie die je over hem/haar hebt te laten verwijderen.

‍