Hoe bereikbaar is jouw onderneming? Doe de test!

Een goede bereikbaarheid is cruciaal om prospecten binnen te halen en bestaande klanten tevreden te houden. Nu thuiswerk een blijver is, is het belangrijk om jouw prospecten, klanten en leveranciers vlot telefonisch te woord te staan en/of goed te ontvangen in jouw gebouw. Hoe zorg je als onderneming ervoor dat dit allemaal soepel verloopt? Ontdek in deze blog hoe jouw onderneming op dit ogenblik scoort op bereikbaarheid en hoe je jouw toegankelijkheid kan verhogen.

Natuurlijk wil je als onderneming jouw schouders zetten onder het veranderende werklandschap. Maar, hoe zorg jij ervoor dat je niet moet inboeten aan bereikbaarheid en continuïteit? Laten we hieronder alvast eens kijken naar de huidige bereikbaarheid van jouw onderneming:

Is jouw onderneming bereikbaar voor jouw klanten? Neem hier de proef op de som.

• Wordt de telefoon binnen 3 tellen opgenomen?
• Zijn alle verschillende diensten goed telefonisch bereikbaar?
• Kan je eenvoudig doorschakelen naar personen die thuis- of telewerk doen en omgekeerd?
• Ben je in de mogelijkheid om bezoekers die aanbellen ook via de videofoon/parlofoon te woord te staan?
• Is steeds iemand in de mogelijkheid om de deur fysiek of vanop afstand te openen voor je bezoekers/leveranciers?
• Kan je ter plaatse of vanop afstand de poort/slagbomen openen zodat bezoekers/leveranciers eenvoudig toegang krijgen tot je site?

Heb je minstens 3x ‘Neen’ geantwoord? Lees dan zeker even verder hoe je met enkele eenvoudige aanpassingen aan je werkwijze/infrastructuur vlotter bereikbaar wordt.

Zorg voor een duidelijke planning

Is thuis- en telewerk een structurele blijver in jouw onderneming? Zorg dan voor een overzichtelijke planning van de medewerkers die aan- of afwezig zijn. Op die manier is het steeds duidelijk wie op de werkvloer aanwezig is en wie bezoekers ter plaatse kan ontvangen of bellers te woord kan staan. In geval er niemand aanwezig is op de werkvloer, is het ook interessant om te weten wie vanop afstand kan zorgen voor het (telefonische) onthaal.

Bovendien zorgt een goed overzicht eveneens ervoor dat medewerkers snel weten hoe ze een andere collega kunnen bereiken of doorschakelen. Zo verhoog je de efficiëntie en maak je komaf met frustraties.

Kies voor de juiste telefonie-oplossing

Om je bereikbaarheid te verhogen, kies je best voor de juiste infrastructuur. En dat begint al met het telefonische onthaal. Heb je een telefooncentrale, opteer dan voor een keuzemenu zodat je de bellers automatisch welkom heet. Vervolgens kiest de beller zelf de juiste dienst en wordt hij/zij automatisch doorgeschakeld. Werk je niet met een keuzemenu, zorg er dan voor dat je binnen de 3 tellen de telefoon kan aannemen en vlot kan doorverbinden indien nodig.

Werken je medewerkers thuis of vanop een andere locatie? Dankzij een klassieke telefooncentrale of een telefooncentrale in de cloud is het bovendien zeer eenvoudig om telefoons door te schakelen naar thuis- of telewerkende collega’s. Bellen medewerkers zelf klanten op, dan zal steeds het hoofdnummer van je firma getoond worden in plaats van persoonlijke gsmnummers.

Daarnaast kan je met je telefooncentrale ook mensen te woord staan die aan de parlofoon/videofoon staan. Bellen ze aan, dan komt dit binnen als een oproep op jouw toestel. Met een eenvoudige druk op de knop/invoeren van een toetsencombinatie kan je de bezoeker binnenlaten.

Zoals je ziet kan een telefooncentrale je bereikbaarheid én professionaliteit aanzienlijk verhogen, lees er hier meer over.

Toegangscontrole beheerbaar vanop afstand

Met een toegangscontrolesysteem kan je eenvoudig je poorten, slagbomen en toegangsdeuren vanop afstand automatisch of handmatig openen en sluiten. Dankzij handige software log jij of een van de medewerkers in en kan je in contact staan met je bezoeker/leverancier en vervolgens de toegang verlenen of weigeren.

‍