5 pluspunten van bezoekersregistratie waardoor jouw onthaal vlotter verloopt

Elke onderneming wil bezoekers vlot kunnen ontvangen en registreren zonder dat de wachttijden uit de pan swingen. In de praktijk blijkt dit vaak moeilijker dan gedacht. Bezoekersregistratie biedt op dit vlak een enorme verlichting. Wij lichten 5 voordelen van een bezoekersregistratiesysteem toe, waardoor het onthaal en de registratie van je bezoekers efficiënt en gesmeerd verloopt.

Hoe kan een bezoekersregistratiesysteem jouw bezoekersonthaal en -registratie vereenvoudigen?

• Bespaar tijd en laat je bezoekers zichzelf registreren

Dankzij een bezoekersregistratiesysteem kunnen je bezoekers zichzelf op voorhand registreren aan de hand van een invulformulier. Op dit invulformulier laat je enkel de noodzakelijke gegevens voor je bedrijfsvoering invullen. Enkele gegevens die je kan vragen zijn bijvoorbeeld

• naam;
• voornaam;
• e-mailadres;
• nummerplaat.

Vraag ook steeds aan de bezoeker de toestemming om deze gegevens te mogen registreren.

Wil je liever dat je bezoekers zich ter plaatse registreren? Dan kan dat uiteraard ook. Je kan ofwel de bezoekers het invulformulier laten invullen of werken met een identiteitskaartlezer zodat de persoonsgegevens al automatisch ingevuld worden.

Deze digitale manier van registreren gaat je als onderneming heel wat tijd en administratieve rompslomp besparen.

• Je kan op voorhand het bezoek al voorbereiden

Registreren je bezoekers zich al op voorhand? Dan kan je als onderneming reeds de nodige voorbereidingen treffen voor het bezoek. Denk maar aan het reserveren van een parkeerplaats en vergaderruimte, tot het voorzien van een badge voor je bezoeker zodat hij toegang krijgt tot de noodzakelijke ruimtes.

• Steeds een overzicht van de aanwezige bezoekers

Je wilt steeds een overzicht van wie aanwezig is in jouw gebouw of op je site. Zeker in geval van ontruiming is het belangrijk om te weten dat alle bezoekers je gebouw of terrein hebben verlaten. Uit het bezoekersregistratiesysteem krijg je in enkele kliks meteen een overzicht van wie er aanwezig is.

• Tijdens het bezoek: instructies geven via de bezoekersregistratie

Via je bezoekersregistratiesysteem kan je ook bepaalde instructies of meer info geven aan je bezoekers. Gelden er in jouw onderneming veiligheidsvoorschriften, zoals het gebruik van een veiligheidshelm of het dragen van een fluohesje? Dan kan je dit meedelen via het bezoekersregistratiesysteem.

• GDPR-proof

Als onderneming mag je bij de bezoekersregistratie zeker de GDPR-regelgeving niet uit het oog verliezen. Onze digitale bezoekersregistratiesystemen houden hier rekening mee en zijn GDPR-proof.